Sở Tư pháp tỉnh Thái Nguyên - Cổng thông tin điện tử Phổ biến giáo dục pháp luật

https://pbgdplthainguyen.gov.vn

GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TẠI TỈNH THÁI NGUYÊN

Từ khi triển khai thi hành Luật Công chứng và thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, đội ngũ công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên đã phát triển nhanh về số lượng, chất lượng. Công chứng viên, các tổ chức hành nghề công chứng hoạt động trên địa bàn tỉnh đã có những đóng góp tích cực cho sự phát triển kinh tế - xã hội, thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị của địa phương. Hoạt động công chứng từng bước khẳng định vị trí, vai trò của mình trong đời sống xã hội. Thông qua hoạt động hành nghề, đội ngũ công chứng viên cũng đã góp phần vào việc thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.
Đến nay, trên địa bàn tỉnh có 2 phòng công chứng trực thuộc Sở và 16 văn phòng công chứng hoạt động. Bình quân mỗi năm, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh thực hiện khoảng 30 nghìn việc chứng thực (chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch) với số phí thu được khoảng 6-8 tỷ đồng (nộp ngân sách Nhà nước khoảng 1,5 tỷ đồng/năm). Trong đó, có các văn phòng công chứng tư nhân hoạt động khá hiệu quả, như: Bùi Hạ, Trung Thành, Nam Thái, Sông Cầu, an Chung và Văn phòng công chứng phía Nam.
Những tồn tại, hạn chế.
* Đánh giá những vướng mắc, bất cập trong việc tổ chức thực hiện Luật Công chứng.
- Tại Điều 22 Luật Công chứng quy định “ Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn”. “ Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.”
Quy định Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn như trên rất khó cho việc Văn phòng công chứng nuốm mở rộng, đầu tư cơ sở vật chất nâng cao chất lượng hoạt động hành nghề công chứng để phục vụ khách hàng. Vì không phải công chứng viên hợp danh nào cũng có điều kiện về kinh tế để đầu tư vào cơ sở vật chất của văn phòng.
Quy định tên gọi của Văn phòng công chứng như trên trong thực tế gây lãng phí tiền của Văn phòng công chứng vì mội lần thay tên văn phòng công chứng, văn phòng công chứng thay tên phải thay đổi hết hệ thống biển hiệu của văn phòng, thay đổi dấu của văn phòng. Việc xây dựng nên một thương hiệu văn phòng công chứng đã khó, giữ được thương hiệu đó lại khó hơn rất nhiều. Theo quy định của Luật Công chứng thì công chứng viên hợp danh của văn phòng công chứng có thể chấm dứt tư cách thành viên hợp danh của mình bất cứ lúc nào họ muốn, làm xáo trộn, mất tính ổn định của các văn phòng công chứng. Khó cho công tác quản lý nhà nước.
- Điều 64 Luật Công chứng quy định “ Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.
Quy định như vậy sẽ khó thực hiện vì rất ít Văn phòng đồng ý tiếp nhận hồ sơ công chứng chấm rứt hoạt động, Sở Tư pháp có quyền chỉ định tuy nhiên Sở Tư pháp chỉ định tổ chức nào, căn cứ vào đâu để chỉ định tổ chức này phải nhận mà không phải là tổ chức khác phải nhận.
- Điều 44 Luật Công chứng quy định “ Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.”
Quy định nếu có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì được công chứng chứng ngoài trụ sở, thì mọi việc người yêu cầu công chứng ngoài trụ sở đều sẽ được thực hiện vì các lý do chính đáng.
- Điều 8 Luật công chứng quy định Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng ”
Quy định như trên rất khó cho công tác quản lý nhà nước đối với công chứng viên. Vì khi người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên thì sức khỏe vẫn báo đảm thể hiện qua giấy khám sức khỏe yêu cầu trong hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên. Tuy nhiên sau khi được bổ nhiệm quá trình hành nghề sức khỏe công chứng viên giảm sút thì không có thước đo sức khỏe còn bảo đảm hay không.
* Đánh giá những vướng mắc, bất cập khác liên quan đến tổ chức và hoạt động công chứng.
- Các quy định liên quan đến công chứng trong Bộ luật dân sự, Luật đất đai, Luật nhà ở và các văn bản hướng dẫn thi hành có điểm chưa đồng bộ với Luật công chứng cụ thể như: Thời điểm có hiệu lực của văn bản công chứng, quy định về hộ gia đình, cách xác định các thành viên của hộ gia đình.
- Trên địa bàn tỉnh việc đăng ký tài sản tài sản gắn liền với đất chưa được người dân, doanh nghiệp chú ý thực hiện đăng ký dẫn đến khi thực hiện các thủ tục công chứng còn gặp nhiều khó khăn. Cụ thể như người yêu cầu công chứng chứng có cả nhà và đất, đất đã có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhà chỉ có giấy phép xây dựng chưa thực hiện đăng ký tài sản trên đất. Khi làm hợp đồng thế chấp bên nhận thế chấp đã định giá tài sản có cả nhà và đất, khi thực hiện công chứng tài sản trên đất chưa được đăng ký sở hữu, nếu công chứng viên từ chối sẽ làm khó khăn cho việc yêu cầu công chứng còn thực hiện căn cứ chứng minh tài sản trên đất là chưa đúng quy định của pháp luật.
Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh, được điều chỉnh bởi Luật Doanh nghiệp và Luật Công chứng. Nếu Luật Doanh nghiệp có quy định cụ thể về trình tự, thủ tục chấm dứt tư cách thành viên hợp danh của công ty hợp danh thì công chứng viên hợp danh của văn phòng công chứng có thể chấm dứt tư cách thành viên hợp danh của mình bất cứ lúc nào họ muốn. Điều này làm xáo trộn, mất tính ổn định của các văn phòng công chứng.
Cơ sở vật chất của một số tổ chức hành nghề công chứng còn thô sơ, chưa đáp ứng yêu cầu hoạt động; chưa bố trí hợp lý nơi tiếp công dân và phòng làm việc của công chứng viên, nhân viên; kho lưu trữ hồ sơ công chứng thiếu khoa học và chưa đảm bảo về phòng cháy chữa cháy nếu xảy ra. Công tác phối hợp giữa các tổ chức hành nghề công chứng với chính quyền địa phương cấp xã, văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, ngân hàng và các cơ quan, tổ chức có liên quan chưa được thường xuyên, chặt chẽ dẫn đến những sai sót không đáng có…
Thể chế về công chứng chưa đồng bộ, thống nhất trong hệ thống pháp luật hiện hành đã tạo ra những “lỗ hổng” cần lấp đầy trong quản lý nhà nước về công chứng. Theo báo cáo của Sở Tư pháp, hiện nay, tỉnh ta vẫn chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn nên việc cập nhật các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của các tài sản và biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến giao dịch, hợp đồng đã được công chứng… còn hạn chế. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ.
Nguyên nhân của nhưng tồn tại, hạn chế
Nguyên nhân chủ quan.
- Nguyên nhân chủ quan của những tồn tại hạn chế nêu trên là một số quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành còn chưa phù hợp gây khó khăn trong tổ chức và hoạt động công chứng, gây khó khăn cho công tác quản lý nhà nước với hoạt động công chứng. Một số xuất phát từ việc một số văn bản hướng dẫn thi hành của trung ương còn chung chung, thiếu cụ thể, chưa theo kịp yêu cầu quản lý và tốc độ phát triển của ngành nên khi triển khai thực hiện gặp nhiều khó khăn, lúng túng. Văn bản trong một số lĩnh vực còn chồng chéo, gây khó khăn cho công dân. Một số nguyên nhân chính trong ban hành văn bản quản lý.
- Cơ sở vật chất, tổ chức bộ máy quản lý nhà nước chưa được củng cố, kiện toàn, năng lực tự quản còn hạn chế, chưa theo kịp với những yêu cầu mới của công tác quản lý việc xã hội hóa hoạt động công chứng. Chi phí xây dựng và vận hành cơ sở dữ liệu công chứng quá lớn. Chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu chung về bất động sản để chia sẻ, kết nối thông tin với Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất nên vẫn còn tiềm ẩn rủi ro cho hoạt động hành nghề của công chứng viên.
- Luật Quy hoạch mới có hiệu lực thi hành từ ngày 1-1-2019 đã bãi bỏ quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở mỗi tỉnh, thành phố. Nhưng đến nay, Chính phủ và Bộ Tư pháp vẫn chưa ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể về vấn đề này nên các tổ chức hành nghề công chứng chủ yếu tập trung ở thành phố, nơi đông dân cư. Do vậy chưa có chính sách phù hợp để phát triển các tổ chức hành nghề công chứng tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn, vùng sâu, vùng xa. Dẫn đến việc phủ đều mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng tại các địa bàn cấp huyện chưa thực hiện được.
- Công tác tuyên truyền, phổ biến về công chứng có lúc, có nơi còn coi nhẹ nên chưa phát huy được hiệu quả cao nhất, chưa ngấm, thấm sâu vào nhận thức của đông đảo cá nhân, cơ quan, tổ chức. Nhận thức về chủ trương xx hội hóa hoạt động công chứng; về bản chất của hoạt động công chứng; về chủ trương tách bạch giữa công chứng và chứng thực.
Nguyên nhân khách quan.
- Nhận thức về chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng của một bộ phận cơ quan, cán bộ quản lý nhà nước về công chứng, của người dân còn chưa đầy đủ.
- Các quy định liên quan đến công chứng trong Bộ luật dân sự, Luật đất đai, Luật nhà ở và các văn bản hướng dẫn thi hành có điểm chưa đồng bộ với Luật công chứng.
 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN NHÀ NƯỚC VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TẠI TỈNH THÁI NGUYÊN
           
Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến sâu rộng Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Theo đó, UBND tỉnh yêu cầu tiếp tục tổ chức tuyên truyền, phổ biến rộng rãi Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành nhằm nâng cao nhận thức của các cấp, các ngành, các tổ chức, cá nhân có liên quan và toàn xã hội về vị trí, vai trò của hoạt động công chứng và hệ quả pháp lý của văn bản công chứng; ý nghĩa của hoạt động công chứng đối với cải cách tư pháp, sự ổn định và phát triển kinh tế - xã hội… tuyên truyền sâu rộng về vị trí, vai trò của công chứng trong toàn xã hội để công chứng trở thành nhu cầu tự nguyện của nhân dân.
Tuyên truyền, phổ biến cho người dân, các tổ chức và doanh nghiệp hiểu rõ quyền, nghĩa vụ của mình trong thực hiện hoạt động công chứng nhằm hạn chế những tổn thất do hành vi công chứng sai quy định gây ra. Đẩy mạnh việc tuyên truyền, phổ biến về vị trí, vai trò của hoạt động công chứng, công chứng viên và ý nghĩa của việc ban hành chính sách phát triển nghề công chứng.
Sở Tài nguyên và Môi trường phối hợp với Sở Tư pháp và các Sở, Ban, ngành có liên quan, UBND các huyện, thị xã, thành phố tổ chức tuyên truyền các quy định của pháp luật có liên quan đến việc công chứng, văn bản thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai. Phối hợp với Sở Tư pháp trong công tác tích hợp cơ sở dữ liệu về đất đai trên địa bàn tỉnh với Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng nhằm cung cấp dữ liệu đất đai theo yêu cầu của tổ chức hành nghề công chứng, cá nhân theo đúng quy định pháp luật, phục vụ cho việc công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản;...
Sở Tài chính có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp đảm bảo kinh phí thực hiện cho công tác quản lý nhà nước về công chứng theo quy định.
Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp Sở Tư pháp thực hiện việc tuyên truyền pháp luật về công chứng trên Cổng thông tin điện tử tỉnh, trang thông tin điện tử của các Sở, Ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố.
Các hình thức tuyên truyền phổ biến về Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thường xuyên, chủ yếu thông qua việc tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ, thực hiện các phóng sự, bản tin, bài viết, hình ảnh, chuyên trang, chuyên mục Hỏi-đáp pháp luật trên Báo, Đài; tư vấn pháp luật; đăng tải trên Trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp; cấp phát tài liệu tuyên truyền bằng tờ gấp, tờ rơi ...
 Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, ý thức pháp luật nhằm nâng cao chất lượng, tính chuyên nghiệp của đội ngũ công chứng viên
Về trình độ chuyên môn của Công chứng viên, cũng như các thành viên khác trong tổ chức hành nghề công chứng là một vất đề nan giải. Thực tế hiện nay đa số các công chứng viên làm việc tại các văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh đều không phải qua đào tạo nghề công chứng do phần lớn họ là luật sư, kiểm sát viên, cán bộ tòa án nghỉ hưu chuyển sang làm Công chứng viên nên đã được miễn đào tạo nghề theo quy định của Luật Công chứng 2014. Có thể về nghiệp vụ pháp lý các công chứng viên này rất giỏi, trình tự thủ tục để chứng nhận một việc công chứng nắm vững, nhưng để nhận biết đâu là giấy tờ thật, đâu là giấy tờ giả để công chứng thì không phải đơn giản, cần có kinh nghiệm, thời gian làm quen công việc. Vì thế bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng cho đội ngũ Công chứng viên, cũng như tăng cường công tác giao lưu, trao đổi kinh nghiệm trong hoạt động công chứng là việc nên làm thường xuyên và cần thiết để nâng cao trình độ nghiệp vụ chung cho Công chứng viên.
Trước mắt cần sớm rà soát, đánh giá chất lượng đội ngũ Công chứng viên để có giải pháp tăng cường, củng cố, kiện toàn tổ chức cơ quan công chứng và có chính sách đào tạo, đào tạo lại đội ngũ Công chứng viên theo hướng chuyên nghiệp. Cần đánh giá kịp thời hiệu quả QLNN đối với tổ chức hoạt động công chứng, chứng thực. Xác định rõ thẩm quyền và phân cấp quản lý, làm rõ trách nhiệm của ngành, cấp đối với lĩnh vực công chứng. Nâng cao chất lượng hoạt động của tổ chức tự quản nghề công chứng để tách bạch thẩm quyền QLNN và thẩm quyền quản lý nghề công chứng, giảm bớt gánh nặng quản lý cho nhà nước.
Trước các yêu cầu trên, để nâng cao chất lượng đội ngũ Công chứng viên theo hướng chuyên nghiệp hoá, cơ quan quản lý nhà nước về công chứng cần xây dựng kế hoạch, chiến lược đào tạo toàn diện cho đội ngũ công chứng viên tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh. Tăng cường cho công chứng viên tham gia các hoạt động giao lưu, học tập kinh nghiệm với các địa phương, đơn vị làm tốt nhiệm vụ công chứng.
Bảo đảm các nguyên tắc bổ nhiệm Công chứng viên với điều kiện bổ nhiệm và quy trình bổ nhiệm chặt chẽ. Đổi mới chế độ chính sách đối với Công chứng viên, tạo động lực để Công chứng viên phát huy tính tích cực, chủ động, đề cao trách nhiệm phục vụ trong hoạt động nghề nghiệp của mình.
Tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng, phát huy vai trò tự quản của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên
Tăng cường cho cán bộ giao lưu, học hỏi kinh nghiệm quản lý từ các tỉnh, thành phố làm tốt công tác này, đồng thời cho bồi dưỡng chuyên sâu nghiệp vụ về công chứng để cán bộ quản lý khi thực hiện chức trách, nhiệm vụ của mình trong thanh, kiểm tra có đủ khả năng phát hiện kịp thời các hạn chế, vi phạm do công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng gây nên. Trong thực tế hiện nay các cán bộ thực hiện chức năng QLNN về công chứng tại Thái nguyên lại chưa hề có kinh nghiệm thực tế về việc làm nghiệp vụ công chứng, chưa từng được tham gia việc công chứng các hợp đồng, giao dịch dân sự, do đó chưa thể có hiểu biết tường tận về nghiệp vụ công chứng, đặc biệt là các ”góc khuất” trong hoạt động này. Chính vì vậy trong quá trình quản lý nhiều khi chưa thể phát hiện ra các hành vi vi phạm của công chứng viên. Vì vậy cơ quan quản lý nên bồi dưỡng, đào tạo các công chứng viên trưởng thành tại các Phòng công chứng số 1 và số 2 trực thuộc Sở Tư pháp đủ điều kiện về thời gian giữ ngạch viên chức từ 5 năm trở lên có thể cho chuyển đổi sang ngạch công chức để luân chuyển công tác đến phòng Bổ trợ tư pháp của sở và thực hiện nhiệm vụ QLNN đối với các tổ chức hành nghề công chứng. Từ đó sẽ nâng cao rất nhiều chất lượng quản lý trong hoạt động quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn đặc biệt là nâng cao chất lượng công tác thanh, kiểm tra đối với các tổ chức này.
Quan tâm đến việc ban hành cơ chế chính sách kịp thời và tổ chức thực hiện cơ chế chính sách đó, giúp cho việc thực hiện công tác QLNN về công chứng hiệu quả như việc ban hành các tiêu chí thành lập tổ chức hành nghề công chứng, các quy định về thu và quản lý phí công chứng, thành lập Hội công chứng...
Tiếp tục nâng cao nhận thức về chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, tạo sự thống nhất, đồng bộ
Để nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trong thời gian tới, cần hoàn thiện hệ thống pháp luật, tạo hành lang pháp lý thuận lợi cho hoạt động xã hội hóa hoạt động công chứng.
Ngoài các văn bản luật đã được ban hành làm cơ sở pháp lý cơ bản cho quá trình xã hội hóa hoạt động công chứng, các cơ quan quản lý nhà nước cần quan tâm khảo sát, tổng kết, đánh giá tình hình thực hiện luật và ban hành các văn bản hướng dẫn thi hành luật. Đồng thời đề ra phương án chỉnh sửa, hoàn thiện các quy định pháp luật nhằm đẩy mạnh xã hội hóa, nâng cao chất lượng hoạt động công chứng. Các quy định cần đảm bảo để phát huy vai trò của các văn phòng công chứng, tạo cơ chế khuyến khích, huy động các cá nhân, tổ chức có điều kiện tham gia hỗ trợ, đóng góp trên tất cả các phương diện cho hoạt động công chứng, mặt khác cần hạn chế những hiện tượng không lành mạnh trong quá trình xã hội hóa hoạt động công chứng.
Quy định về thẩm quyền quản lý nhà nước, quản lý nghề nghiệp đối với lĩnh vực công chứng phải chặt chẽ, rõ ràng, cụ thể với từng cơ quan và xây dựng cơ chế phối hợp, kết nối trách nhiệm giữa các cơ quan trong thực hiện nhiệm vụ quản lý.
Bên cạnh đó, nâng cao nhận thức đúng đắn về chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng. Hiện nay, lực lượng cán bộ làm công tác quản lý nhà nước về công chứng hết sức mỏng dẫn đến nhiều công việc triển khai chậm hoặc khó triển khai vì thiếu cán bộ và nguồn lực. Do đó, các cấp ủy đảng, chính quyền cần nhận thức rõ ý nghĩa của việc xã hội hóa hoạt động công chứng cũng như quan tâm và tạo điều kiện cả về nhân lực và vật lực để thực hiện chủ trương này một cách hiệu quả, bền vững.
Để thu hút, khuyến khích cá nhân, tổ chức tham gia xã hội hóa hoạt động công chứng, cần có các biện pháp, chính sách ưu đãi như ưu đãi về thuế, hỗ trợ trong việc thuê cơ sở hạ tầng, hỗ trợ trong đào tạo nhân lực, tư vấn cho cá nhân, tổ chức lựa chọn lĩnh vực tham gia xã hội hóa. Các cơ chế, chính sách cần được quy định rõ, nhất quán và lâu dài tạo niềm tin và động lực thúc đẩy cá nhân, tổ chức mạnh dạn tham gia, đầu tư vào hoạt động công chứng.
Nâng cao chủ trương xã hội hóa công chứng giúp chuyển biến trong nhận thức của người dân tránh sự phân biệt giữa VPCC tư và phòng công chứng của nhà nước; cần sớm ban hành Thông tư hướng dẫn hoạt động công chứng để tháo gỡ những khó khan, vướng mắc và bảo đảm tính thống nhất cao cho hoạt động công chứng.
Sở Tư pháp rà soát lại tổ chức và hoạt động của tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh, tham mưu UBND tỉnh ưu tiên cho phép thành lập các văn phòng công chứng ở những địa bàn miền núi, chưa có tổ chức hành nghề công chứng. Chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị địa phương có liên quan tham mưu UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung Quyết định số 3403/QĐ-UBND ngày 14/12/2016 ban hành Quy định tiêu chí và quy trình xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh phù hợp với Luật số 28/2018/QH14 ngày 15/6/2018 của Quốc hội về sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 Luật có liên quan đến quy hoạch và tình hình kinh tế - xã hội ở địa phương. Đẩy mạnh việc xã hội hóa công chứng để tạo sức cạnh tranh lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng.Trên cơ sở đó cơ quan QLNN về công chứng cũng luôn quan tâm đến kết quả hoạt động của các phòng công chứng trực thuộc Sở Tư pháp, nếu thấy các phòng này hoạt động kém hiệu quả hoặc xét thấy không còn cần thiết duy trì thì cũng có thể trình UBND tỉnh cho phép giải thể để thành lập Văn phòng công chứng, từ đó góp phần vào việc giảm biên chế trong cơ quan hành chính nhà nước, giảm gánh nặng chi NSNN cho việc duy trì hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập này.
Giải pháp về chế độ báo cáo trong QLNN về hoạt động công chứng
Xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng: Đây được coi là một hình thức liên kết khác giúp hạn chế rủi ro trong hoạt động công chứng.
Kể từ khi Luật Công chứng được thông qua, bên cạnh mô hình Phòng Công chứng còn có các VPCC. Giữa các Phòng Công chứng có mối quan hệ chặt chẽ hơn do đều cùng thuộc Sở Tư pháp, sự chia sẽ thông tin, kinh nghiệm cũng tốt hơn. Các VPCC thì hoàn toàn độc lập với nhau và độc lập với cả các Phòng Công chứng, vì vậy, việc phối hợp, chia sẽ kinh nghiệm, thông tin với nhau gặp khó khăn. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng sẽ giúp Công chứng viên và người dân tránh được rủi ro khi thực hiện các hợp đồng giao dịch, như đối với tài sản đang có tranh chấp...  Như một cơ chế phòng ngừa rủi ro rất cần thiết đảm bảo an toàn cho cả hệ thống tổ chức hành nghề công chứng và cho những người yêu cầu công chứng, đó là cơ chế chia sẻ thông tin trong hoạt động công chứng.
Hiện nay việc công chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan đến bất động sản, cũng như một số lĩnh vực mang tính nhạy cảm có tình trạng khá lộn xộn, thiếu sự gắn kết giữa các tổ chức hành nghề công chứng, thậm chí là sự đối lập nhau trong hoạt động nghiệp vụ thể hiện ở hiện tượng nơi này từ chối vì có thông tin ngăn chặn giao dịch, giấy tờ không hợp lệ nhưng nơi kia lại công chứng vì không được chia sẻ thông tin. Nghiêm trọng hơn là hiện tượng một tài sản được công chứng ở nhiều tổ chức hành nghề công chứng với những chủ thể khác nhau không phải là hiếm gặp. Chính thực trạng này đã tạo điều kiện cho những Công chứng viên hạn chế về trình độ nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp trục lợi, sự nghi ngại của người yêu cầu công chứng cũng như các cơ quan hữu quan đối với các tổ chức hành nghề công chứng sau khi xã hội hoá cũng vì thế mà không dễ gì thay đổi.
Để chấm dứt tình trạng trên và nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp của hoạt động công chứng, theo quy định tại khoản 2 điều 62 Luật Công chứng 2014 thì "Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng" với mục đích quản lý được cơ sở dữ liệu chung về công cứng và chia sẻ thông tin ngăn chặn giao dịch trong hoạt động công chứng của địa phương mình.
Xây dựng kho lưu trữ hồ sơ công chứng: Gắn liền với việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng thì chúng ta phải xây dựng kho lưu hồ sơ công chứng. Đây là một điều kiện về cơ sở vật chất để các tổ chức hành nghề công chứng có thể quản lý, lưu trữ hồ sơ theo quy định của Luật Công chứng. Lưu giữ hồ sơ, giấy tờ là một trong những vấn đề then chốt của công chứng, qua hồ sơ có thể biết được giao dịch được thực hiện lần thứ mấy, tình trạng của giao dịch đó như thế nào?... Tuy nhiên do điều kiện về cơ sở vật chất của các tổ chức hành nghề công chứng đều rất chật hẹp, diện tích làm việc hạn chế, không đáp ứng yêu cầu làm việc, đặc biệt không tổ chức nào bố trí được kho lưu trữ tài liệu công chứng mà thường lưu ngay tại phòng làm việc nên không đáp ứng yêu cầu lưu trữ lâu dài theo quy định của Luật Công chứng.
 Thời gian vừa qua,  qua công tác kiểm tra nhiều văn phòng còn chưa đáp ứng được điều kiện vật chất, hồ sơ lưu còn thiếu sót nhiều, đây có thể nói là nhân tố tiềm ẩn để bùng phát các tranh chấp liên quan đến công chứng. Thực tế, nhiều đối tượng đã lợi dụng sự yếu kém về việc lưu hồ sơ và hạn chế về thông tin để thực hiện lừa đảo do tổ chức hành nghề công chứng không phát hiện ra vì thiếu thông tin. Dẫn đến ảnh hưởng nghiêm trọng đến những giao dịch dân sự được nhà nước cho phép.
Tuy nhiên việc xây dựng kho lưu trữ hồ sơ công chứng đối với các tổ chức hành nghề công chứng là hết sức khó khăn bởi vì các tổ chức hành nghề công chứng đều chỉ bố trí được trụ sở làm việc. Việc xây dựng kho lưu trữ hồ sơ công chứng đòi hỏi phải có diện tích mặt bằng tương đối rộng rãi, đảm bảo an toàn để lưu trữ hồ sơ, trong khi đó các phòng công chứng đang được bố trí trụ sở trong cơ quan sở Tư pháp rất chật hẹp còn các văn phòng công chứng thì phải thuê trụ sở làm việc nên việc bố trí chỗ để công chứng viên làm việc và giao dịch với khách hàng đã hết sức khó khăn chứ không nói đến có kho riêng cho việc lưu trữ. Vì thế nên chăng tỉnh Thái Nguyên, Sở Tư pháp nên tìm ra một giải pháp bố trí nơi lưu trữ để tất cả các tổ chức hành nghề công chứng có thể nộp hồ sơ lưu trữ tại đó tiện cho việc lưu trữ, bảo quản cũng như khi cần tra xét hồ sơ, để có thể đảm bảo an toàn cho các giao dịch được nhà nước bảo vệ, để thuận tiện cho việc kiểm tra, thanh tra hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, tránh tính trạng là hậu quả xảy ra, khôi phục vô cùng khó, ảnh hưởng trực tiếp đến lòng tin của người dân.
Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, chấn chỉnh kịp thời xử lý nghiệm các hành vi vi phạm pháp luật và những biểu hiện tiêu cực trong hoạt động công chứng.
Thường xuyên thanh tra, kiểm tra các tổ chức hành nghề công chứng  phát hiện và xử lý nghiêm các tổ chức, công chứng viên có hành vi vi phạm luật công chứng,. Qua công tác thanh tra, kiểm tra để nắm bắt những khó khăn, vướng mắc, phát hiện những sai phạm kịp thời khắc phục và xử lý.

 

Tác giả bài viết: Lê Thị Thuận, Sở Tư pháp

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây