XÁC ĐỊNH HÀNH VI VI PHẠM HÀNH CHÍNH VÀ LẬP BIÊN BẢN VI PHẠM HÀNH CHÍNH
- Thứ năm - 22/12/2022 19:46
- In ra
- Đóng cửa sổ này
Xác định vi phạm hành chính là một trong những kỹ năng hết sức quan trọng khi tiến hành xử lý vi phạm hành chính.Việc xác định có hay không có hành vi vi phạm, tính chất, mức độ của hành vi vi phạm là căn cứ không thể thiếu để xử lý các vi phạm hành chính, giúp cho việc thực hiện các trình tự thủ tục và áp dụng các biện pháp xử lý được chính xác, đúng pháp luật.
Vi phạm hành chính là một loại vi phạm pháp luật. Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật XLVPHC, vi phạm hành chính là hành vi có lỗi do cá nhân, tổ chức thực hiện, vi phạm các quy định của pháp luật về quản lý nhà nước mà không phải là tội phạm và theo quy định của pháp luật phải bị xử phạt vi phạm hành chính.
Từ định nghĩa này, để nhận biết một hành vi có phải là vi phạm hành chính không cần dựa trên các dấu hiệu:
- Là hành vi của cá nhân, tổ chức:
+ Cá nhân: công dân, người nước ngoài, người không quốc tịch.
+ Tổ chức là pháp nhân theo quy định của pháp luật dân sự hoặc các tổ chức khác được thành lập theo quy định của pháp luật, bao gồm: cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các tổ chức khác được thành lập theo quy định của pháp luật. Hành vi vi phạm hành chính do người đại diện, người được giao nhiệm vụ nhân danh tổ chức hoặc người thực hiện hành vi theo sự chỉ đạo, điều hành, phân công, chấp thuận của tổ chức là hành vi vi phạm của tổ chức mà không phải là hành vi vi phạm của cá nhân người đại diện, người được giao nhiệm vụ, người thực hiện hành vi theo sự chỉ đạo, điều hành, phân công, chấp thuận của tổ chức.
- Là hành vi vi phạm các quy định pháp luật trong các lĩnh vực cụ thể của quản lý nhà nước (làm trái, làm không đúng các quy định...) nhưng không phải là tội phạm (mức độ nguy hiểm cho xã hội thấp hơn mức độ nguy hiểm của hành vi phạm tội: được phân biệt thông qua tính chất, hậu quả của hành vi vi phạm: căn cứ mức độ thiệt hại, giá trị tài sản, tính chất tái phạm của hành vi vi phạm).
- Có lỗi (cố ý hoặc vô ý): theo nguyên tắc có lỗi thì mới phải chịu trách nhiệm pháp lý.
- Hành vi đó phải được pháp luật quy định là bị xử phạt vi phạm hành chính (quy định chung trong Luật XLVPHC, quy định cụ thể trong Nghị định quy định về xử phạt trong từng lĩnh vực cụ thể và các văn bản hướng dẫn thi hành khác).
* Các loại vi phạm hành chính:
Được quy định theo từng lĩnh vực cụ thể của quản lý nhà nước, thể hiện trong hệ thống các Nghị định quy định về xử phạt, xử lý vi phạm hành chính. Trong từng lĩnh vực đó, quy định các nhóm hành vi vi phạm và những hành vi vi phạm cụ thể.
Căn cứ pháp lý để xác định vi phạm hành chính
Nguyên tắc áp dụng văn bản pháp luật: Trong thời gian gần đây có sự thay đổi của các văn bản pháp luật về xử lý vi phạm hành chính. Vì vậy, với tư cách chủ thể quản lý, chúng ta cần nắm vững nguyên tắc áp dụng pháp luật khi lựa chọn các văn bản pháp luật để xử lý các hành vi vi phạm hành chính.
- Chọn đúng văn bản pháp luật, quy phạm pháp luật cần dùng cho trường hợp cần áp dụng.
- Đảm bảo tính hiệu lực của các văn bản pháp luật áp dụng (về không gian, thời gian, và đối tượng tác động). Hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
- Tuân thủ nguyên tắc áp dụng văn bản pháp luật quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật:
+ Văn bản quy phạm pháp luật được áp dụng từ thời điểm bắt đầu có hiệu lực. Văn bản quy phạm pháp luật được áp dụng đối với hành vi xảy ra tại thời điểm mà văn bản đó đang có hiệu lực. Trong trường hợp quy định của văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực trở về trước thì áp dụng theo quy định đó.
+ Trong trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn.
+ Trong trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật do cùng một cơ quan ban hành có quy định
+ Trong trường hợp văn bản quy phạm pháp luật mới không quy định trách nhiệm pháp lý hoặc quy định trách nhiệm pháp lý nhẹ hơn đối với hành vi xảy ra, trước ngày văn bản có hiệu lực thì áp dụng văn bản mới.
+ Việc áp dụng văn bản quy phạm pháp luật trong nước không được cản trở việc thực hiện điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên. Trong trường hợp văn bản quy phạm pháp luật trong nước và điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng quy định của điều ước quốc tế đó, trừ Hiến pháp
Xác định vi phạm hành chính: Việc xác định vi phạm hành chính có thể được thực hiện ở nhiều thời điểm: ngay khi phát hiện dấu hiệu vi phạm, trong quá trình tiến hành xử lý vi phạm theo thủ tục hành chính, thậm chí khi đã có các quyết định xử lý nhưng cần phải xem xét, đánh giá lại sự việc trong quá trình giải quyết khiếu nại do có khiếu nại hoặc tham gia tranh tụng hành chính do bị kiện.
Trong từng sự việc cụ thể, để xác định một hành vi có phải là hành vi vi phạm hành chính không, cần thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Phân tích, đánh giá các tình tiết, hoàn cảnh, điều kiện của sự việc thực tế đã xảy ra
Người đang thi hành công vụ, cơ quan hành chính có thẩm quyền khi nhận được thông tin hoặc tự phát hiện thấy hành vi của cá nhân, tổ chức mà nghi ngờ là vi phạm cần đánh giá hành vi thực tế do cá nhân, tổ chức thực hiện là hành vi gì? diễn biến như thế nào? trong lĩnh vực nào? ...
Bước 2: Lựa chọn và áp dụng văn bản pháp luật, quy phạm pháp luật để đánh giá HVVP.
Để có cơ sở pháp lý xác định HVVP, cần tìm VBPL, tìm quy định pháp luật tương ứng mô tả hành vi vi phạm. Các văn bản pháp luật áp dụng bao gồm văn bản quy định chung cho tất cả các trường hợp xử lý vi phạm hành chính và các văn bản riêng cho từng lĩnh vực cụ thể. Trên cơ sở dự đoán hành vi đang có dấu hiệu vi phạm thuộc lĩnh vực nào để chọn Nghị định và văn bản pháp luật khác (nếu có) phù hợp.
Tiếp theo là đối chiếu hành vi thực tế với hành vi vi phạm được mô tả trong quy định của pháp luật (có thể trong 1 hoặc nhiều văn bản pháp luật), để khẳng định hành vi thực tế đó có phải là hành vi vi phạm được pháp luật quy định hay không; để đánh giá tính chất mức độ của hành vi vi phạm có thể phải đối chiếu thêm với quy định về các tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ đối với hành vi đó.
Một vấn đề cũng rất quan trọng là phải đánh giá xem hành vi vi phạm đó có thuộc thẩm quyền xử lý trong phạm vi công vụ không. Vì nhiều khi trong một vụ vi phạm, người vi phạm có nhiều hành vi vi phạm, các hành vi vi phạm lại thuộc nhiều lĩnh vực quản lý, thuộc thẩm quyền xử lý của nhiều chủ thể quản lý, được điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp luật (Nghị định) khác nhau. Hoặc có thể chỉ có một hành vi nhưng nếu không nắm vững các quy định pháp luật, đánh giá không đúng tính chất của hành vi vi phạm sẽ dẫn đến nhầm lẫn lĩnh vực pháp luật điều chỉnh và xác định sai thẩm quyền.
Nếu đủ căn cứ khẳng định có hành vi vi phạm và hành vi vi phạm thuộc thẩm quyền giải quyết (có thể là thẩm quyền lập biên bản hoặc thẩm quyền ra quyết định xử lý) thì lựa chọn tiếp các quy định pháp luật về thủ tục xử lý.
Bước 3: Lập biên bản vi phạm hành chính.
Khi đủ cơ sở để khẳng định hành vi là hành vi vi phạm, có căn cứ pháp lý áp dụng thì chủ thể có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính. Biên bản vi phạm chính là kết quả của áp dụng pháp luật cho một trường hợp cụ thể, chính thức ghi nhận sự tồn tại của một hành vi vi phạm pháp luật và căn cứ pháp lý để xác định hành vi đó.
Trong trường hợp xác định hành vi vi phạm khi giải quyết khiếu nại, khiếu kiện thì cần kiểm tra tính hợp pháp của biên bản vi phạm hành chính đã được lập trong quá trình xử lý vi phạm hành chính.
Kỹ năng lập biên bản vi phạm hành chính
Lập biên bản được áp dụng đối với hành vi VPHC mà pháp luật quy định có thể áp dụng mức phạt tiền đối với cá nhân từ 250.000 đồng trở lên và áp dụng mức phạt tiền đối với tổ chức từ 500.000 đồng trở lên, áp dụng hình thức xử phạt đình chỉ hoạt động, tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề hoặc, tịch thu tang vật, phương tiện VPHC
Trong trường hợp xử phạt quy định lập biên bản vi phạm hành chính là bắt buộc thì đây là một trong những căn cứ để ban hành quyết định xử phạt, đồng thời là một trong những căn cứ để khẳng định tính hợp pháp của quyết định xử phạt. Nếu biên bản vi phạm hành chính không hợp pháp (có thể không hợp pháp về hình thức hoặc nội dung) thì đó là một trong các căn cứ để khẳng định Quyết định xử phạt là trái pháp luật về trình tự thủ tục và căn cứ pháp lý.
Luật XLVPHC quy định khi phát hiện VPHC thuộc lĩnh vực quản lý của mình, người có thẩm quyền đang thi hành công vụ phải kịp thời lập biên bản. Người có thẩm quyền đang thi hành công vụ ở đây được hiểu bao gồm người có thẩm quyền XPVPHC và người đang thi hành công vụ.
Khoản 2, Điều 12 Nghị định 118/2021/NĐ-CP ngày 23/12/2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật XLVPHC quy định như sau:
“1. Thời hạn lập biên bản vi phạm hành chính:
a) Biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính;
b) Trường hợp vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp hoặc có phạm vi rộng, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, thì biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính;
c) Trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc phải xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan, thì biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày xác định được đối tượng vi phạm bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc nhận được kết quả xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan;
d) Trường hợp vi phạm hành chính xảy ra trên tàu bay, tàu biển, tàu hỏa, thì người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu có trách nhiệm lập biên bản vi phạm hành chính và chuyển cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ khi tàu bay, tàu biển, tàu hỏa về đến sân bay, bến cảng, nhà ga;
đ) Trường hợp một vụ việc có nhiều hành vi vi phạm hành chính khác nhau, trong đó có hành vi được phát hiện bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc phải xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan, thì biên bản vi phạm hành chính được lập đối với các hành vi trong vụ việc đó trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày xác định được đối tượng vi phạm bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc nhận được đầy đủ kết quả xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan.”
Và Khoản 4 Điều 6 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP ngày 23/12/2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật XLVPHC quy định như sau:
“4. Người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính gồm người có thẩm quyền xử phạt, công chức, viên chức và người thuộc lực lượng Quân đội nhân dân, Công an nhân dân và người làm công tác cơ yếu đang thi hành công vụ, nhiệm vụ; người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu và những người được chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu giao nhiệm vụ lập biên bản.
Các chức danh có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính được quy định cụ thể tại các nghị định quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong từng lĩnh vực quản lý nhà nước.”
Việc quy định rõ thời hạn, chức danh có thẩm quyền lập biên bản có ý nghĩa rất quan trọng để tránh sự lạm dụng, tùy tiện của các lực lượng chức năng khi tham gia XPVPHC, góp phần bảo đảm trật tự, kỷ cương của quản lý nhà nước. Tuy nhiên, Luật XLVPHC không quy định theo hướng liệt kê cụ thể các chức danh có thẩm quyền lập biên bản vì trên thực tiễn lực lượng này rất lớn do XPVPHC diễn ra trong nhiều lĩnh vực quản lý nhà nước. Vì vậy, Điều 4 của Luật XLVPHC (được sửa đổi, bổ sung năm 2020) quy định giao Chính phủ quy định cụ thể thẩm quyền lập biên bản đối với VPHC
Trình tự, thủ tục lập biên bản vi phạm hành chính
Theo quy định pháp luật hiện hành, thì biên bản VPHC được lập theo quy định tại Điều 57, 58 Luật XLVPHC (được sửa đổi, bổ sung năm 2020) và nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật XLVPHC như sau:
(viii) Trường hợp một cá nhân, tổ chức thực hiện nhiều hành vi VPHC khác nhau trong cùng một vụ vi phạm thì người có thẩm quyền lập một biên bản VPHC, trong đó ghi rõ từng hành vi vi phạm.
Trường hợp nhiều cá nhân, tổ chức thực hiện nhiều hành vi VPHC khác nhau trong cùng một vụ vi phạm thì người có thẩm quyền có thể lập một hoặc nhiều biên bản vi phạm hành chính và biên bản vi phạm hành chính phải ghi rõ từng HVVP.
Trường hợp nhiều cá nhân, tổ chức cùng thực hiện một hành vi VPHC thì người có thẩm quyền có thể lập một hoặc nhiều biên bản VPHC đối với từng cá nhân, tổ chức vi phạm.
(ix) Trường hợp biên bản VPHC có sai sót hoặc không thể hiện đầy đủ, chính xác các nội dung quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 58 Luật XLVPHC năm 2012 (sửa đổi, bổ sung năm 2020) thì phải tiến hành xác minh tình tiết của vụ việc VPHC theo quy định tại Điều 59 của Luật XLVPHC năm 2012 để làm căn cứ ra quyết định xử phạt. Việc xác minh tình tiết của vụ việc VPHC được lập thành biên bản xác minh. Biên bản xác minh là tài liệu gắn liền với biên bản vi phạm hành chính và được lưu trong hồ sơ xử phạt.
(x) Biên bản VPHC phải được lập theo mẫu biên bản số MBB01 ban hành kèm theo Nghị định số 118/2021/NĐ-CP hoặc theo mẫu do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, ban hành theo quy định tại khoản 3 Điều 41 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP để sử dụng trong ngành, lĩnh vực.
Như vậy, theo quy định của pháp luật khi lập biên bản VPHC yêu cầu người lập biên bản VPHC phải ghi đầy đủ các trường thông tin theo mẫu biên bản VPHC, cụ thể như sau:
- Tại mục thông tin về cá nhân/tổ chức bị thiệt hại: Ghi họ và tên của người bị thiệt hại/họ và tên, chức vụ của người đại diện và tên của tổ chức bị thiệt hại.
- Tại mục thông tin về ý kiến trình bày của cá nhân vi phạm/đại diện tổ chức vi phạm: ghi đầy đủ, ngắn gọn ý kiến của cá nhân vi phạm/đại diện tổ chức vi phạm đối với hành vi VPHC đã được xác định
- Tại mục thông tin về ý kiến của người chứng kiến: ghi rõ ý kiến chỉ chứng kiến người vi phạm không ký biên bản VPHC.
- Tại mục thông tin về các biện pháp ngăn chặn và bảo đảm XLVPHC: ghi cụ thể tên biện pháp ngăn chặn và bảo đảm XLVPHC đã được áp dụng theo quy định của Luật, không đặt ra biện pháp ngăn chặn trái với quy định của Luật XLVPHC.
- Tại mục tang vật, phương tiện VPHC bị tạm giữ: ghi rõ tên tang vật, phương tiện VPHC, đơn vị tính, số lượng, chủng loại, tình trạng và ghi chú các đặc điểm cần lưu ý.
- Tại mục giấy phép, chứng chỉ hành nghề bị tạm giữ: ghi rõ tên giấy phép, chứng chỉ hành nghề, số lượng, tình trạng và ghi chú các đặc điểm cần thiết. Đồng thời, trong biên bản VPHC còn phải có nội dung: “ngoài những tang vật, phương tiện VPHC và các giấy tờ nêu trên, chúng tôi không tạm giữ thêm thứ gì khác”.
- Tại mục thông tin về thời hạn giải trình: ghi cụ thể thời hạn giải trình như sau: “không quá 02 ngày làm việc, trong trường hợp cá nhân/tổ chức vi phạm yêu cầu giải trình trực tiếp” hoặc “không quá 05 ngày, trong trường hợp cá nhân/tổ chức vi phạm giải trình bằng văn bản”. Lưu ý: giải trình chỉ áp dụng đối với trường hợp được giải trình theo quy định tại Điều 61 Luật XLVPHC; trường hợp không được giải trình không ghi thông tin này để tránh tình trạng phát sinh hệ quả pháp lý.
- Tại mục thông tin về thời gian lập xong biên bản VPHC: nội dung này phải đảm bảo thống nhất với giờ bắt đầu lập biên bản, tránh tình trạng giờ bắt đầu sau thời giờ lập xong biên bản VPHC.
- Tại mục thông tin về người quản lý người chưa thành niên: nếu cá nhân vi phạm là người chưa thành niên, thì biên bản VPHC phải được gửi cho cha/mẹ hoặc người giám hộ của người đó 01 bản.
- Tại mục thông tin về người có thẩm quyền tiếp nhận văn bản giải trình: ghi rõ họ và tên, chức vụ của người có thẩm quyền XPVPHC.
- Tại mục thông tin về lý do người VPHC không ký biên bản VPHC: ghi rõ lý do theo từng trường hợp cụ thể (cá nhân vi phạm/đại diện tổ chức vi phạm không có mặt hoặc cố tình trốn tránh hoặc vì lý do khách quan khác, ...).
- Tại mục ký tên: các chủ thể có tên trong biên bản phải ký, ghi rõ họ và tên.
- Trường hợp HVVP đã bị lập biên bản nhưng chưa ra quyết định xử phạt mà cá nhân, tổ chức không thực hiện yêu cầu, mệnh lệnh của người có thẩm quyền xử phạt, vẫn cố ý thực hiện HVVP đó thì không lập biên bản mới mà người có thẩm quyền xử phạt phải áp dụng biện pháp ngăn chặn và bảo đảm XLVPHC phù hợp để chấm dứt HVVP.
Từ định nghĩa này, để nhận biết một hành vi có phải là vi phạm hành chính không cần dựa trên các dấu hiệu:
- Là hành vi của cá nhân, tổ chức:
+ Cá nhân: công dân, người nước ngoài, người không quốc tịch.
+ Tổ chức là pháp nhân theo quy định của pháp luật dân sự hoặc các tổ chức khác được thành lập theo quy định của pháp luật, bao gồm: cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các tổ chức khác được thành lập theo quy định của pháp luật. Hành vi vi phạm hành chính do người đại diện, người được giao nhiệm vụ nhân danh tổ chức hoặc người thực hiện hành vi theo sự chỉ đạo, điều hành, phân công, chấp thuận của tổ chức là hành vi vi phạm của tổ chức mà không phải là hành vi vi phạm của cá nhân người đại diện, người được giao nhiệm vụ, người thực hiện hành vi theo sự chỉ đạo, điều hành, phân công, chấp thuận của tổ chức.
- Là hành vi vi phạm các quy định pháp luật trong các lĩnh vực cụ thể của quản lý nhà nước (làm trái, làm không đúng các quy định...) nhưng không phải là tội phạm (mức độ nguy hiểm cho xã hội thấp hơn mức độ nguy hiểm của hành vi phạm tội: được phân biệt thông qua tính chất, hậu quả của hành vi vi phạm: căn cứ mức độ thiệt hại, giá trị tài sản, tính chất tái phạm của hành vi vi phạm).
- Có lỗi (cố ý hoặc vô ý): theo nguyên tắc có lỗi thì mới phải chịu trách nhiệm pháp lý.
- Hành vi đó phải được pháp luật quy định là bị xử phạt vi phạm hành chính (quy định chung trong Luật XLVPHC, quy định cụ thể trong Nghị định quy định về xử phạt trong từng lĩnh vực cụ thể và các văn bản hướng dẫn thi hành khác).
* Các loại vi phạm hành chính:
Được quy định theo từng lĩnh vực cụ thể của quản lý nhà nước, thể hiện trong hệ thống các Nghị định quy định về xử phạt, xử lý vi phạm hành chính. Trong từng lĩnh vực đó, quy định các nhóm hành vi vi phạm và những hành vi vi phạm cụ thể.
Căn cứ pháp lý để xác định vi phạm hành chính
Nguyên tắc áp dụng văn bản pháp luật: Trong thời gian gần đây có sự thay đổi của các văn bản pháp luật về xử lý vi phạm hành chính. Vì vậy, với tư cách chủ thể quản lý, chúng ta cần nắm vững nguyên tắc áp dụng pháp luật khi lựa chọn các văn bản pháp luật để xử lý các hành vi vi phạm hành chính.
- Chọn đúng văn bản pháp luật, quy phạm pháp luật cần dùng cho trường hợp cần áp dụng.
- Đảm bảo tính hiệu lực của các văn bản pháp luật áp dụng (về không gian, thời gian, và đối tượng tác động). Hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
- Tuân thủ nguyên tắc áp dụng văn bản pháp luật quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật:
+ Văn bản quy phạm pháp luật được áp dụng từ thời điểm bắt đầu có hiệu lực. Văn bản quy phạm pháp luật được áp dụng đối với hành vi xảy ra tại thời điểm mà văn bản đó đang có hiệu lực. Trong trường hợp quy định của văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực trở về trước thì áp dụng theo quy định đó.
+ Trong trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn.
+ Trong trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật do cùng một cơ quan ban hành có quy định
+ Trong trường hợp văn bản quy phạm pháp luật mới không quy định trách nhiệm pháp lý hoặc quy định trách nhiệm pháp lý nhẹ hơn đối với hành vi xảy ra, trước ngày văn bản có hiệu lực thì áp dụng văn bản mới.
+ Việc áp dụng văn bản quy phạm pháp luật trong nước không được cản trở việc thực hiện điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên. Trong trường hợp văn bản quy phạm pháp luật trong nước và điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng quy định của điều ước quốc tế đó, trừ Hiến pháp
Xác định vi phạm hành chính: Việc xác định vi phạm hành chính có thể được thực hiện ở nhiều thời điểm: ngay khi phát hiện dấu hiệu vi phạm, trong quá trình tiến hành xử lý vi phạm theo thủ tục hành chính, thậm chí khi đã có các quyết định xử lý nhưng cần phải xem xét, đánh giá lại sự việc trong quá trình giải quyết khiếu nại do có khiếu nại hoặc tham gia tranh tụng hành chính do bị kiện.
Trong từng sự việc cụ thể, để xác định một hành vi có phải là hành vi vi phạm hành chính không, cần thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Phân tích, đánh giá các tình tiết, hoàn cảnh, điều kiện của sự việc thực tế đã xảy ra
Người đang thi hành công vụ, cơ quan hành chính có thẩm quyền khi nhận được thông tin hoặc tự phát hiện thấy hành vi của cá nhân, tổ chức mà nghi ngờ là vi phạm cần đánh giá hành vi thực tế do cá nhân, tổ chức thực hiện là hành vi gì? diễn biến như thế nào? trong lĩnh vực nào? ...
Bước 2: Lựa chọn và áp dụng văn bản pháp luật, quy phạm pháp luật để đánh giá HVVP.
Để có cơ sở pháp lý xác định HVVP, cần tìm VBPL, tìm quy định pháp luật tương ứng mô tả hành vi vi phạm. Các văn bản pháp luật áp dụng bao gồm văn bản quy định chung cho tất cả các trường hợp xử lý vi phạm hành chính và các văn bản riêng cho từng lĩnh vực cụ thể. Trên cơ sở dự đoán hành vi đang có dấu hiệu vi phạm thuộc lĩnh vực nào để chọn Nghị định và văn bản pháp luật khác (nếu có) phù hợp.
Tiếp theo là đối chiếu hành vi thực tế với hành vi vi phạm được mô tả trong quy định của pháp luật (có thể trong 1 hoặc nhiều văn bản pháp luật), để khẳng định hành vi thực tế đó có phải là hành vi vi phạm được pháp luật quy định hay không; để đánh giá tính chất mức độ của hành vi vi phạm có thể phải đối chiếu thêm với quy định về các tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ đối với hành vi đó.
Một vấn đề cũng rất quan trọng là phải đánh giá xem hành vi vi phạm đó có thuộc thẩm quyền xử lý trong phạm vi công vụ không. Vì nhiều khi trong một vụ vi phạm, người vi phạm có nhiều hành vi vi phạm, các hành vi vi phạm lại thuộc nhiều lĩnh vực quản lý, thuộc thẩm quyền xử lý của nhiều chủ thể quản lý, được điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp luật (Nghị định) khác nhau. Hoặc có thể chỉ có một hành vi nhưng nếu không nắm vững các quy định pháp luật, đánh giá không đúng tính chất của hành vi vi phạm sẽ dẫn đến nhầm lẫn lĩnh vực pháp luật điều chỉnh và xác định sai thẩm quyền.
Nếu đủ căn cứ khẳng định có hành vi vi phạm và hành vi vi phạm thuộc thẩm quyền giải quyết (có thể là thẩm quyền lập biên bản hoặc thẩm quyền ra quyết định xử lý) thì lựa chọn tiếp các quy định pháp luật về thủ tục xử lý.
Bước 3: Lập biên bản vi phạm hành chính.
Khi đủ cơ sở để khẳng định hành vi là hành vi vi phạm, có căn cứ pháp lý áp dụng thì chủ thể có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính. Biên bản vi phạm chính là kết quả của áp dụng pháp luật cho một trường hợp cụ thể, chính thức ghi nhận sự tồn tại của một hành vi vi phạm pháp luật và căn cứ pháp lý để xác định hành vi đó.
Trong trường hợp xác định hành vi vi phạm khi giải quyết khiếu nại, khiếu kiện thì cần kiểm tra tính hợp pháp của biên bản vi phạm hành chính đã được lập trong quá trình xử lý vi phạm hành chính.
Kỹ năng lập biên bản vi phạm hành chính
Lập biên bản được áp dụng đối với hành vi VPHC mà pháp luật quy định có thể áp dụng mức phạt tiền đối với cá nhân từ 250.000 đồng trở lên và áp dụng mức phạt tiền đối với tổ chức từ 500.000 đồng trở lên, áp dụng hình thức xử phạt đình chỉ hoạt động, tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề hoặc, tịch thu tang vật, phương tiện VPHC
Trong trường hợp xử phạt quy định lập biên bản vi phạm hành chính là bắt buộc thì đây là một trong những căn cứ để ban hành quyết định xử phạt, đồng thời là một trong những căn cứ để khẳng định tính hợp pháp của quyết định xử phạt. Nếu biên bản vi phạm hành chính không hợp pháp (có thể không hợp pháp về hình thức hoặc nội dung) thì đó là một trong các căn cứ để khẳng định Quyết định xử phạt là trái pháp luật về trình tự thủ tục và căn cứ pháp lý.
Luật XLVPHC quy định khi phát hiện VPHC thuộc lĩnh vực quản lý của mình, người có thẩm quyền đang thi hành công vụ phải kịp thời lập biên bản. Người có thẩm quyền đang thi hành công vụ ở đây được hiểu bao gồm người có thẩm quyền XPVPHC và người đang thi hành công vụ.
Khoản 2, Điều 12 Nghị định 118/2021/NĐ-CP ngày 23/12/2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật XLVPHC quy định như sau:
“1. Thời hạn lập biên bản vi phạm hành chính:
a) Biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính;
b) Trường hợp vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp hoặc có phạm vi rộng, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, thì biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính;
c) Trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc phải xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan, thì biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày xác định được đối tượng vi phạm bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc nhận được kết quả xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan;
d) Trường hợp vi phạm hành chính xảy ra trên tàu bay, tàu biển, tàu hỏa, thì người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu có trách nhiệm lập biên bản vi phạm hành chính và chuyển cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ khi tàu bay, tàu biển, tàu hỏa về đến sân bay, bến cảng, nhà ga;
đ) Trường hợp một vụ việc có nhiều hành vi vi phạm hành chính khác nhau, trong đó có hành vi được phát hiện bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc phải xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan, thì biên bản vi phạm hành chính được lập đối với các hành vi trong vụ việc đó trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày xác định được đối tượng vi phạm bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc nhận được đầy đủ kết quả xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan.”
Và Khoản 4 Điều 6 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP ngày 23/12/2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật XLVPHC quy định như sau:
“4. Người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính gồm người có thẩm quyền xử phạt, công chức, viên chức và người thuộc lực lượng Quân đội nhân dân, Công an nhân dân và người làm công tác cơ yếu đang thi hành công vụ, nhiệm vụ; người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu và những người được chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu giao nhiệm vụ lập biên bản.
Các chức danh có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính được quy định cụ thể tại các nghị định quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong từng lĩnh vực quản lý nhà nước.”
Việc quy định rõ thời hạn, chức danh có thẩm quyền lập biên bản có ý nghĩa rất quan trọng để tránh sự lạm dụng, tùy tiện của các lực lượng chức năng khi tham gia XPVPHC, góp phần bảo đảm trật tự, kỷ cương của quản lý nhà nước. Tuy nhiên, Luật XLVPHC không quy định theo hướng liệt kê cụ thể các chức danh có thẩm quyền lập biên bản vì trên thực tiễn lực lượng này rất lớn do XPVPHC diễn ra trong nhiều lĩnh vực quản lý nhà nước. Vì vậy, Điều 4 của Luật XLVPHC (được sửa đổi, bổ sung năm 2020) quy định giao Chính phủ quy định cụ thể thẩm quyền lập biên bản đối với VPHC
Trình tự, thủ tục lập biên bản vi phạm hành chính
Theo quy định pháp luật hiện hành, thì biên bản VPHC được lập theo quy định tại Điều 57, 58 Luật XLVPHC (được sửa đổi, bổ sung năm 2020) và nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật XLVPHC như sau:
- Biên bản VPHC được lập đối với trường hợp: VPHC được phát hiện nhờ sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ; VPHC của cá nhân, tổ chức VPHC không thuộc trường hợp quy định XPVPHC không lập biên bản.
- Việc XPVPHC có lập biên bản phải được người có thẩm quyền xử phạt lập thành hồ sơ XPVPHC. Hồ sơ bao gồm biên bản VPHC, quyết định xử phạt hành chính, các tài liệu, giấy tờ có liên quan và phải được đánh bút lục. Hồ sơ phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
- Khi phát hiện hành vi VPHC đang diễn ra thì người có thẩm quyền phải tiến hành lập biên bản VPHC. Trường hợp VPHC được phát hiện nhờ sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ thì việc lập biên bản VPHC được tiến hành ngay khi xác định được tổ chức, cá nhân vi phạm.
- Biên bản VPHC phải được lập tại nơi xảy ra hành vi VPHC. Trường hợp biên bản VPHC được lập tại trụ sở cơ quan của người có thẩm quyền lập biên bản hoặc địa điểm khác thì phải ghi rõ lý do vào biên bản.
- Biên bản VPHC có nội dung chủ yếu sau đây: Thời gian, địa điểm lập biên bản; Thông tin về người lập biên bản, cá nhân, tổ chức vi phạm và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan; Thời gian, địa điểm xảy ra vi phạm; mô tả vụ việc, hành vi vi phạm; Lời khai của người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm, người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại; Biện pháp ngăn chặn và bảo đảm xử lý vi phạm hành chính; Quyền và thời hạn giải trình.
- Biên bản VPHC phải được lập thành ít nhất 02 bản, phải được người lập biên bản và người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm ký, trừ trường hợp biên bản vi phạm hành chính có thể được lập, gửi bằng phương thức điện tử đối với trường hợp cơ quan của người có thẩm quyền xử phạt, cá nhân, tổ chức vi phạm đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng, kỹ thuật, thông tin. Trường hợp người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm không ký vào biên bản thì biên bản phải có chữ ký của đại diện chính quyền cấp xã nơi xảy ra vi phạm hoặc của ít nhất 01 người chứng kiến xác nhận việc cá nhân, tổ chức vi phạm không ký vào biên bản; trường hợp không có chữ ký của đại diện chính quyền cấp xã hoặc của người chứng kiến thì phải ghi rõ lý do vào biên bản.
- Biên bản VPHC lập xong phải được giao cho cá nhân, tổ chức VPHC 01 bản; trường hợp vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền xử phạt của người lập biên bản thì biên bản và các tài liệu khác phải được chuyển cho người có thẩm quyền xử phạt trong thời hạn 24 giờ kể từ khi lập biên bản, trừ trường hợp biên bản vi phạm hành chính được lập trên tàu bay, tàu biển, tàu hỏa.
- Một hành vi VPHC chỉ bị lập biên bản 01 lần.
- Biên bản VPHC có thể được lập, gửi bằng phương thức điện tử đối với trường hợp cơ quan của người có thẩm quyền xử phạt, cá nhân, tổ chức vi phạm đáp ứng điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, thông tin.
(viii) Trường hợp một cá nhân, tổ chức thực hiện nhiều hành vi VPHC khác nhau trong cùng một vụ vi phạm thì người có thẩm quyền lập một biên bản VPHC, trong đó ghi rõ từng hành vi vi phạm.
Trường hợp nhiều cá nhân, tổ chức thực hiện nhiều hành vi VPHC khác nhau trong cùng một vụ vi phạm thì người có thẩm quyền có thể lập một hoặc nhiều biên bản vi phạm hành chính và biên bản vi phạm hành chính phải ghi rõ từng HVVP.
Trường hợp nhiều cá nhân, tổ chức cùng thực hiện một hành vi VPHC thì người có thẩm quyền có thể lập một hoặc nhiều biên bản VPHC đối với từng cá nhân, tổ chức vi phạm.
(ix) Trường hợp biên bản VPHC có sai sót hoặc không thể hiện đầy đủ, chính xác các nội dung quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 58 Luật XLVPHC năm 2012 (sửa đổi, bổ sung năm 2020) thì phải tiến hành xác minh tình tiết của vụ việc VPHC theo quy định tại Điều 59 của Luật XLVPHC năm 2012 để làm căn cứ ra quyết định xử phạt. Việc xác minh tình tiết của vụ việc VPHC được lập thành biên bản xác minh. Biên bản xác minh là tài liệu gắn liền với biên bản vi phạm hành chính và được lưu trong hồ sơ xử phạt.
(x) Biên bản VPHC phải được lập theo mẫu biên bản số MBB01 ban hành kèm theo Nghị định số 118/2021/NĐ-CP hoặc theo mẫu do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, ban hành theo quy định tại khoản 3 Điều 41 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP để sử dụng trong ngành, lĩnh vực.
Như vậy, theo quy định của pháp luật khi lập biên bản VPHC yêu cầu người lập biên bản VPHC phải ghi đầy đủ các trường thông tin theo mẫu biên bản VPHC, cụ thể như sau:
- Tại mục cơ quan lập biên bản VPHC: ghi tên cơ quan của người có thẩm quyền lập biên bản. Lưu ý là cơ quan quản lý trực tiếp người có thẩm quyền lập biên bản VPHC.
- Tại mục trích yếu của biên bản VPHC: Ghi tên lĩnh vực quản lý nhà nước theo quy định tại khoản 1 Điều 24 Luật Xử lý vi phạm hành chính (sửa đổi, bổ sung năm 2020) cụ thể. Ví dụ: Nghị định số 117/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực y tế, khi lập biên bản ghi “Biên bản VPHC về lĩnh vực y tế”.
- Tại mục địa điểm lập biên bản VPHC: căn cứ vào tình hình vụ việc VPHC người lập biên bản VPHC có thể lựa chọn địa điểm lập biên bản là nơi xảy ra vi phạm hoặc trụ sở cơ quan làm việc của người có thẩm quyền lập biên bản. Nếu biên bản VPHC được lập tại địa điểm là nơi xảy ra vi phạm sẽ đảm bảo tính kịp thời, nhanh chóng, công khai, khách quan của việc lập biên bản VPHC nhưng cần ghi chi tiết, cụ thể chính xác địa điểm. Khi chưa xác định được chính xác có hay không có VPHC ngay tại thời điểm phát hiện ra dấu hiệu vi phạm hoặc tại nơi thực hiện hành vi vi phạm và người có thẩm quyền lập biên bản cần có thêm thời gian để sử dụng các biện pháp nghiệp vụ khác để xác định hành vi VPHC (như: trưng cầu giám định, thông qua biện pháp nghiệp vụ, phương tiện kỹ thuật...) thì người lập biên bản VPHC có thể lập biên bản tại trụ sở của cơ quan làm việc của người có thẩm quyền lập biên bản hoặc địa điểm thuận tiện khi đã chứng minh được vi phạm.
- Tại mục căn cứ của việc lập biên bản: ghi đầy đủ các căn cứ của việc lập biên bản như: Biên bản làm việc; Biên bản kiểm tra; Biên bản thanh tra; Kết luận kiểm tra; Kết luận thanh tra; Kết quả ghi nhận của phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ được sử dụng để phát hiện vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 64 Luật Xử lý vi phạm hành chính (sửa đổi, bổ sung năm 2020); Tài liệu khác ....
- Tại mục thông tin về người chứng kiến: Trường hợp cá nhân/người đại diện của tổ chức vi phạm không ký biên bản, thì người có thẩm quyền lập biên bản phải bảo đảm sự có mặt của đại diện Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn nơi xảy ra vi phạm hoặc ít nhất 01 người chứng kiến để ký xác nhận; Trường hợp người chứng kiến thì ghi họ và tên, nghề nghiệp, địa chỉ liên hệ của người đó; Trường hợp đại diện chính quyền cấp xã thì ghi họ và tên, chức vụ của người đại diện và tên của Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn nơi xảy ra vi phạm. Lưu ý: khi mời người chứng kiến phải mời người có năng lực hành vi dân sự để làm chứng và ký vào biên bản, không mời thành viên đoàn kiểm tra VPHC làm người chứng kiến.
- Tại mục thông tin về cá nhân VPHC: ghi rõ họ và tên, giới tính, ngày, tháng, năm sinh, nghề nghiệp và nơi ở hiện tại, số định danh cá nhân/CMND/Hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp. Trường hợp không có được số định danh cá nhân/CMND/Hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp người lập biên bản VPHC phải xem xét có thể yêu cầu người VPHC cung cấp giấy tờ thay thế để xác định chính xác họ, tên chủ thể người vi phạm.
- Tại mục thông tin về tổ chức VPHC: ghi rõ tên tổ chức, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp, số GCN đăng ký đầu tư/doanh nghiệp hoặc giấy phép thành lập/đăng ký hoạt động, ngày cấp, nơi cấp.
- Tại mục thông tin về hành vi VPHC: Mô tả vụ việc; giờ, ngày, tháng, năm, địa điểm xảy ra vi phạm,... hành vi vi phạm cụ thể. Đối với vi phạm trên biển cần ghi rõ tên tàu, công suất máy chính, tổng dung tích/trọng tải toàn phần, địa điểm xảy ra vi phạm thuộc nội thủy/lãnh hải/vùng tiếp giáp lãnh hải/vùng đặc quyền kinh tế/thềm lục địa/các đảo thuộc chủ quyền, quyền chủ quyền, quyền tài phán quốc gia của Việt Nam và tọa độ (vĩ độ, kinh độ), hành trình của tàu.
- Tại mục thông tin về cá nhân/tổ chức bị thiệt hại: Ghi họ và tên của người bị thiệt hại/họ và tên, chức vụ của người đại diện và tên của tổ chức bị thiệt hại.
- Tại mục thông tin về ý kiến trình bày của cá nhân vi phạm/đại diện tổ chức vi phạm: ghi đầy đủ, ngắn gọn ý kiến của cá nhân vi phạm/đại diện tổ chức vi phạm đối với hành vi VPHC đã được xác định
- Tại mục thông tin về ý kiến của người chứng kiến: ghi rõ ý kiến chỉ chứng kiến người vi phạm không ký biên bản VPHC.
- Tại mục thông tin về các biện pháp ngăn chặn và bảo đảm XLVPHC: ghi cụ thể tên biện pháp ngăn chặn và bảo đảm XLVPHC đã được áp dụng theo quy định của Luật, không đặt ra biện pháp ngăn chặn trái với quy định của Luật XLVPHC.
- Tại mục tang vật, phương tiện VPHC bị tạm giữ: ghi rõ tên tang vật, phương tiện VPHC, đơn vị tính, số lượng, chủng loại, tình trạng và ghi chú các đặc điểm cần lưu ý.
- Tại mục giấy phép, chứng chỉ hành nghề bị tạm giữ: ghi rõ tên giấy phép, chứng chỉ hành nghề, số lượng, tình trạng và ghi chú các đặc điểm cần thiết. Đồng thời, trong biên bản VPHC còn phải có nội dung: “ngoài những tang vật, phương tiện VPHC và các giấy tờ nêu trên, chúng tôi không tạm giữ thêm thứ gì khác”.
- Tại mục thông tin về thời hạn giải trình: ghi cụ thể thời hạn giải trình như sau: “không quá 02 ngày làm việc, trong trường hợp cá nhân/tổ chức vi phạm yêu cầu giải trình trực tiếp” hoặc “không quá 05 ngày, trong trường hợp cá nhân/tổ chức vi phạm giải trình bằng văn bản”. Lưu ý: giải trình chỉ áp dụng đối với trường hợp được giải trình theo quy định tại Điều 61 Luật XLVPHC; trường hợp không được giải trình không ghi thông tin này để tránh tình trạng phát sinh hệ quả pháp lý.
- Tại mục thông tin về thời gian lập xong biên bản VPHC: nội dung này phải đảm bảo thống nhất với giờ bắt đầu lập biên bản, tránh tình trạng giờ bắt đầu sau thời giờ lập xong biên bản VPHC.
- Tại mục thông tin về người quản lý người chưa thành niên: nếu cá nhân vi phạm là người chưa thành niên, thì biên bản VPHC phải được gửi cho cha/mẹ hoặc người giám hộ của người đó 01 bản.
- Tại mục thông tin về người có thẩm quyền tiếp nhận văn bản giải trình: ghi rõ họ và tên, chức vụ của người có thẩm quyền XPVPHC.
- Tại mục thông tin về lý do người VPHC không ký biên bản VPHC: ghi rõ lý do theo từng trường hợp cụ thể (cá nhân vi phạm/đại diện tổ chức vi phạm không có mặt hoặc cố tình trốn tránh hoặc vì lý do khách quan khác, ...).
- Tại mục ký tên: các chủ thể có tên trong biên bản phải ký, ghi rõ họ và tên.
- Trường hợp HVVP đã bị lập biên bản nhưng chưa ra quyết định xử phạt mà cá nhân, tổ chức không thực hiện yêu cầu, mệnh lệnh của người có thẩm quyền xử phạt, vẫn cố ý thực hiện HVVP đó thì không lập biên bản mới mà người có thẩm quyền xử phạt phải áp dụng biện pháp ngăn chặn và bảo đảm XLVPHC phù hợp để chấm dứt HVVP.