Tìm hiểu một số quy định của Nghị định số 31/2026/NĐ-CP của Chính phủ ngày 21/01/2026 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ
- Thứ hai - 11/05/2026 22:17
- In ra
- Đóng cửa sổ này
Trong tiến trình xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, chuyển đổi số quốc gia đang đặt ra yêu cầu ngày càng cao đối với công tác văn thư, lưu trữ. Tài liệu lưu trữ không chỉ là nguồn thông tin phục vụ quản lý, điều hành mà còn là “bằng chứng pháp lý”, là “ký ức” của cơ quan, tổ chức và của quốc gia. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và môi trường số, lĩnh vực lưu trữ cũng xuất hiện nhiều nguy cơ như thất lạc hồ sơ, rò rỉ dữ liệu, sao chép trái phép, làm sai lệch hoặc hủy hoại tài liệu lưu trữ,... Trong bối cảnh đó, Nghị định số 31/2026/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 21/01/2026 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ có ý nghĩa quan trọng, góp phần hoàn thiện hành lang pháp lý, tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước và bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong thời kỳ chuyển đổi số.
Nghị định được ban hành trên cơ sở Luật Lưu trữ năm 2024, các quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính và các văn bản hướng dẫn thi hành, các văn bản pháp luật khác có liên quan. Đây là văn bản pháp lý đầu tiên quy định tương đối toàn diện, đồng bộ về các hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ, từ lưu trữ truyền thống đến lưu trữ điện tử, số hóa tài liệu và quản trị cơ sở dữ liệu lưu trữ.
Về phạm vi điều chỉnh, Nghị định quy định cụ thể các hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ; hình thức xử phạt; mức xử phạt; biện pháp khắc phục hậu quả; thẩm quyền xử phạt; việc thi hành các quyết định xử phạt và các quy định liên quan đến hoạt động lưu trữ. Cùng với đó, Nghị định không chỉ điều chỉnh các hành vi vi phạm trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ mà còn điều chỉnh các vi phạm trong hoạt động dịch vụ lưu trữ, số hóa tài liệu, bảo quản dữ liệu lưu trữ số và quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ, đồng thời, cũng phân định rõ những hành vi liên quan đến bí mật nhà nước sẽ thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành khác.
Đối tượng áp dụng của Nghị định bao gồm tổ chức, cá nhân Việt Nam và nước ngoài có hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ trên lãnh thổ Việt Nam. Các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức xã hội, doanh nghiệp, hợp tác xã, đơn vị vũ trang nhân dân và nhiều loại hình tổ chức khác đều thuộc phạm vi điều chỉnh. Ngoài ra, Nghị định còn áp dụng đối với những người có thẩm quyền lập biên bản, xử phạt và các chủ thể liên quan đến quá trình xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ. Điều này cho thấy phạm vi tác động của Nghị định tương đối rộng, thể hiện sự phù hợp với thực tiễn công tác lưu trữ hiện nay khi hầu hết các cơ quan, tổ chức đều phát sinh và quản lý tài liệu lưu trữ dưới nhiều hình thức khác nhau.
Một trong những nội dung lớn và đáng chú ý của Nghị định là quy định cụ thể các hành vi bị nghiêm cấm trong lĩnh vực lưu trữ cùng mức xử phạt tương ứng. Các hành vi như truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu lưu trữ; cung cấp, chuyển giao, hủy tài liệu lưu trữ trái phép hoặc mua bán, chiếm đoạt tài liệu lưu trữ; làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ; làm hỏng tài liệu lưu trữ đến mức không thể khôi phục được; làm mất tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích bịa đặt, bôi nhọ, xúc phạm nhân phẩm, danh dự của cá nhân đều bị xử phạt nghiêm khắc, có hành vi có thể bị phạt tới 30 triệu đồng đối với cá nhân và 60 triệu đồng đối với tổ chức (là mức phạt tối đa theo quy định đối với lĩnh vực lưu trữ). Quy định này đặc biệt có ý nghĩa trong bối cảnh hiện nay, khi quá trình chuyển đổi số đang thúc đẩy mạnh mẽ việc hình thành kho dữ liệu điện tử tại các cơ quan, đơn vị và dữ liệu được coi là “tài nguyên”, là “năng lượng của thời đại số”. Chỉ cần một sơ suất trong quản lý hoặc một hành vi cố ý vi phạm cũng có thể làm rò rỉ dữ liệu, mất thông tin quan trọng hoặc gây hậu quả nghiêm trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước. Việc Nghị định quy định cụ thể mức xử phạt cao đối với các hành vi kể trên sẽ góp phần nâng cao tính răn đe, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức và các tổ chức liên quan.
Nghị định cũng quy định về xử phạt đối với các hành vi vi phạm quy định về thu nộp hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý tài liệu và bảo quản tài liệu lưu trữ. Theo đó, các hành vi như không lập hồ sơ công việc; không nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; không bố trí kho lưu trữ theo quy định; không trang bị thiết bị bảo quản tài liệu; không kiểm tra, sao lưu dữ liệu lưu trữ số đều có thể bị xử phạt. Đây là những quy định rất cần thiết trong thực tiễn hiện nay. Tại một số cơ quan, công tác lưu trữ vẫn còn bị xem nhẹ; hồ sơ chưa được lập đầy đủ; tài liệu chưa được chỉnh lý khoa học; việc số hóa tài liệu còn mang tính hình thức; dữ liệu điện tử chưa được sao lưu thường xuyên dẫn tới nguy cơ mất dữ liệu khi xảy ra sự cố kỹ thuật. Không ít đơn vị đầu tư mạnh cho hạ tầng công nghệ nhưng chưa quan tâm đúng mức đến quản lý dữ liệu lưu trữ, trong khi dữ liệu chính là tài sản quan trọng của cơ quan, tổ chức trong thời đại số. Do đó, việc quy định các nội dung này tại Nghị định không chỉ mang tính xử phạt mà còn có ý nghĩa định hướng, thúc đẩy các cơ quan nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ, tài liệu theo hướng khoa học, hiện đại và an toàn hơn.
Một điểm nổi bật khác của Nghị định là các quy định liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ và xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Đây được xem là nội dung có tính thời sự cao, phản ánh rõ xu hướng phát triển của công tác lưu trữ hiện nay. Nghị định quy định cụ thể các hành vi vi phạm như số hóa tài liệu không đúng định dạng, độ phân giải; không kết nối dữ liệu chủ; không xây dựng quy trình xuất tài liệu, trả tài liệu lưu trữ khi thực hiện số hóa; không bảo đảm yêu cầu địa điểm số hóa; … theo quy định. Những quy định này cho thấy sự phù hợp của Nghị định với thực tiễn và yêu cầu chuyển đổi số hiện nay. Trong bối cảnh xây dựng chính quyền số và phát triển dữ liệu quốc gia, dữ liệu lưu trữ không còn chỉ là tài liệu cất giữ trong kho mà trở thành nguồn tài nguyên thông tin quan trọng phục vụ quản lý, điều hành, tra cứu và cung cấp dịch vụ công. Việc số hóa tài liệu nếu thực hiện không đúng quy trình có thể dẫn đến dữ liệu sai lệch, thiếu tính xác thực hoặc mất an toàn thông tin. Vì vậy, các quy định chặt chẽ về kỹ thuật, bảo mật và sao lưu dữ liệu là yêu cầu tất yếu nhằm bảo đảm tính toàn vẹn, chính xác và khả năng khai thác lâu dài của tài liệu lưu trữ số.
Ngoài ra, Nghị định còn quy định chặt chẽ đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trữ và hành nghề lưu trữ. Các hành vi vi phạm quy định về quản lý, sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, quy định về quản lý, sử dụng Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ đều bị xử phạt nghiêm khắc. Điều này góp phần chuyên nghiệp hóa hoạt động dịch vụ lưu trữ, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và bảo đảm tính minh bạch trong lĩnh vực này.
Bên cạnh việc quy định hành vi và mức xử phạt, Nghị định xác định rõ thẩm quyền xử phạt của Chủ tịch UBND các cấp, Thanh tra, Giám đốc Sở Nội vụ và các cơ quan kiểm tra chuyên ngành. Việc phân định rõ thẩm quyền sẽ giúp công tác kiểm tra, xử lý vi phạm được thực hiện nhanh chóng, kịp thời, đúng quy định pháp luật, đồng thời nâng cao trách nhiệm của các cơ quan quản lý nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ.
Có thể khẳng định, Nghị định số 31/2026/NĐ-CP mang ý nghĩa rất quan trọng đối với quá trình hiện đại hóa nền hành chính và xây dựng chính quyền số hiện nay. Nghị định không chỉ là công cụ pháp lý để xử lý vi phạm mà còn là cơ sở để nâng cao nhận thức về vai trò của công tác lưu trữ trong quản lý nhà nước và đời sống xã hội. Các quy định của Nghị định góp phần bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia, phòng ngừa nguy cơ thất thoát dữ liệu, tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong các cơ quan, tổ chức.
Trong giai đoạn hiện nay, khi dữ liệu trở thành nguồn tài nguyên chiến lược, công tác lưu trữ cần được nhìn nhận như một bộ phận quan trọng của hạ tầng quản trị quốc gia. Việc triển khai hiệu quả Nghị định sẽ giúp các cơ quan, đơn vị nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ, tài liệu; đẩy mạnh số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ an toàn, đồng bộ; tạo thuận lợi cho việc khai thác, chia sẻ và sử dụng thông tin phục vụ phát triển kinh tế - xã hội. Đồng thời, Nghị định cũng góp phần xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại, minh bạch và hiệu quả, đáp ứng yêu cầu phát triển đất nước trong thời kỳ mới./.
Nghị định được ban hành trên cơ sở Luật Lưu trữ năm 2024, các quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính và các văn bản hướng dẫn thi hành, các văn bản pháp luật khác có liên quan. Đây là văn bản pháp lý đầu tiên quy định tương đối toàn diện, đồng bộ về các hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ, từ lưu trữ truyền thống đến lưu trữ điện tử, số hóa tài liệu và quản trị cơ sở dữ liệu lưu trữ.
Về phạm vi điều chỉnh, Nghị định quy định cụ thể các hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ; hình thức xử phạt; mức xử phạt; biện pháp khắc phục hậu quả; thẩm quyền xử phạt; việc thi hành các quyết định xử phạt và các quy định liên quan đến hoạt động lưu trữ. Cùng với đó, Nghị định không chỉ điều chỉnh các hành vi vi phạm trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ mà còn điều chỉnh các vi phạm trong hoạt động dịch vụ lưu trữ, số hóa tài liệu, bảo quản dữ liệu lưu trữ số và quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ, đồng thời, cũng phân định rõ những hành vi liên quan đến bí mật nhà nước sẽ thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành khác.
Đối tượng áp dụng của Nghị định bao gồm tổ chức, cá nhân Việt Nam và nước ngoài có hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ trên lãnh thổ Việt Nam. Các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức xã hội, doanh nghiệp, hợp tác xã, đơn vị vũ trang nhân dân và nhiều loại hình tổ chức khác đều thuộc phạm vi điều chỉnh. Ngoài ra, Nghị định còn áp dụng đối với những người có thẩm quyền lập biên bản, xử phạt và các chủ thể liên quan đến quá trình xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ. Điều này cho thấy phạm vi tác động của Nghị định tương đối rộng, thể hiện sự phù hợp với thực tiễn công tác lưu trữ hiện nay khi hầu hết các cơ quan, tổ chức đều phát sinh và quản lý tài liệu lưu trữ dưới nhiều hình thức khác nhau.
Một trong những nội dung lớn và đáng chú ý của Nghị định là quy định cụ thể các hành vi bị nghiêm cấm trong lĩnh vực lưu trữ cùng mức xử phạt tương ứng. Các hành vi như truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu lưu trữ; cung cấp, chuyển giao, hủy tài liệu lưu trữ trái phép hoặc mua bán, chiếm đoạt tài liệu lưu trữ; làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ; làm hỏng tài liệu lưu trữ đến mức không thể khôi phục được; làm mất tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích bịa đặt, bôi nhọ, xúc phạm nhân phẩm, danh dự của cá nhân đều bị xử phạt nghiêm khắc, có hành vi có thể bị phạt tới 30 triệu đồng đối với cá nhân và 60 triệu đồng đối với tổ chức (là mức phạt tối đa theo quy định đối với lĩnh vực lưu trữ). Quy định này đặc biệt có ý nghĩa trong bối cảnh hiện nay, khi quá trình chuyển đổi số đang thúc đẩy mạnh mẽ việc hình thành kho dữ liệu điện tử tại các cơ quan, đơn vị và dữ liệu được coi là “tài nguyên”, là “năng lượng của thời đại số”. Chỉ cần một sơ suất trong quản lý hoặc một hành vi cố ý vi phạm cũng có thể làm rò rỉ dữ liệu, mất thông tin quan trọng hoặc gây hậu quả nghiêm trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước. Việc Nghị định quy định cụ thể mức xử phạt cao đối với các hành vi kể trên sẽ góp phần nâng cao tính răn đe, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức và các tổ chức liên quan.
Nghị định cũng quy định về xử phạt đối với các hành vi vi phạm quy định về thu nộp hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý tài liệu và bảo quản tài liệu lưu trữ. Theo đó, các hành vi như không lập hồ sơ công việc; không nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; không bố trí kho lưu trữ theo quy định; không trang bị thiết bị bảo quản tài liệu; không kiểm tra, sao lưu dữ liệu lưu trữ số đều có thể bị xử phạt. Đây là những quy định rất cần thiết trong thực tiễn hiện nay. Tại một số cơ quan, công tác lưu trữ vẫn còn bị xem nhẹ; hồ sơ chưa được lập đầy đủ; tài liệu chưa được chỉnh lý khoa học; việc số hóa tài liệu còn mang tính hình thức; dữ liệu điện tử chưa được sao lưu thường xuyên dẫn tới nguy cơ mất dữ liệu khi xảy ra sự cố kỹ thuật. Không ít đơn vị đầu tư mạnh cho hạ tầng công nghệ nhưng chưa quan tâm đúng mức đến quản lý dữ liệu lưu trữ, trong khi dữ liệu chính là tài sản quan trọng của cơ quan, tổ chức trong thời đại số. Do đó, việc quy định các nội dung này tại Nghị định không chỉ mang tính xử phạt mà còn có ý nghĩa định hướng, thúc đẩy các cơ quan nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ, tài liệu theo hướng khoa học, hiện đại và an toàn hơn.
Một điểm nổi bật khác của Nghị định là các quy định liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ và xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Đây được xem là nội dung có tính thời sự cao, phản ánh rõ xu hướng phát triển của công tác lưu trữ hiện nay. Nghị định quy định cụ thể các hành vi vi phạm như số hóa tài liệu không đúng định dạng, độ phân giải; không kết nối dữ liệu chủ; không xây dựng quy trình xuất tài liệu, trả tài liệu lưu trữ khi thực hiện số hóa; không bảo đảm yêu cầu địa điểm số hóa; … theo quy định. Những quy định này cho thấy sự phù hợp của Nghị định với thực tiễn và yêu cầu chuyển đổi số hiện nay. Trong bối cảnh xây dựng chính quyền số và phát triển dữ liệu quốc gia, dữ liệu lưu trữ không còn chỉ là tài liệu cất giữ trong kho mà trở thành nguồn tài nguyên thông tin quan trọng phục vụ quản lý, điều hành, tra cứu và cung cấp dịch vụ công. Việc số hóa tài liệu nếu thực hiện không đúng quy trình có thể dẫn đến dữ liệu sai lệch, thiếu tính xác thực hoặc mất an toàn thông tin. Vì vậy, các quy định chặt chẽ về kỹ thuật, bảo mật và sao lưu dữ liệu là yêu cầu tất yếu nhằm bảo đảm tính toàn vẹn, chính xác và khả năng khai thác lâu dài của tài liệu lưu trữ số.
Ngoài ra, Nghị định còn quy định chặt chẽ đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trữ và hành nghề lưu trữ. Các hành vi vi phạm quy định về quản lý, sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, quy định về quản lý, sử dụng Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ đều bị xử phạt nghiêm khắc. Điều này góp phần chuyên nghiệp hóa hoạt động dịch vụ lưu trữ, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và bảo đảm tính minh bạch trong lĩnh vực này.
Bên cạnh việc quy định hành vi và mức xử phạt, Nghị định xác định rõ thẩm quyền xử phạt của Chủ tịch UBND các cấp, Thanh tra, Giám đốc Sở Nội vụ và các cơ quan kiểm tra chuyên ngành. Việc phân định rõ thẩm quyền sẽ giúp công tác kiểm tra, xử lý vi phạm được thực hiện nhanh chóng, kịp thời, đúng quy định pháp luật, đồng thời nâng cao trách nhiệm của các cơ quan quản lý nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ.
Có thể khẳng định, Nghị định số 31/2026/NĐ-CP mang ý nghĩa rất quan trọng đối với quá trình hiện đại hóa nền hành chính và xây dựng chính quyền số hiện nay. Nghị định không chỉ là công cụ pháp lý để xử lý vi phạm mà còn là cơ sở để nâng cao nhận thức về vai trò của công tác lưu trữ trong quản lý nhà nước và đời sống xã hội. Các quy định của Nghị định góp phần bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia, phòng ngừa nguy cơ thất thoát dữ liệu, tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong các cơ quan, tổ chức.
Trong giai đoạn hiện nay, khi dữ liệu trở thành nguồn tài nguyên chiến lược, công tác lưu trữ cần được nhìn nhận như một bộ phận quan trọng của hạ tầng quản trị quốc gia. Việc triển khai hiệu quả Nghị định sẽ giúp các cơ quan, đơn vị nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ, tài liệu; đẩy mạnh số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ an toàn, đồng bộ; tạo thuận lợi cho việc khai thác, chia sẻ và sử dụng thông tin phục vụ phát triển kinh tế - xã hội. Đồng thời, Nghị định cũng góp phần xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại, minh bạch và hiệu quả, đáp ứng yêu cầu phát triển đất nước trong thời kỳ mới./.